50+ Japanese Email Sample Phrases (Greetings, Closings, Questions, Requests)

Trying to write emails in Japanese but have no idea how to start or end it? Wondering which phrase is the most appropriate for your email?

With my six years of experience sending and receiving thousands of emails in Japanese, I have prepared 50+ most useful sample phrases for you.

You can use them for many different purposes:

  • Writing to your teacher or professor
  • Inquiring with Japanese stores or services
  • Applying for jobs with Japanese companies
  • Corresponding with your Japanese clients


Starting Your Email

  • いつもお世話せわになっております。
    Thank you for your continued support.
  • いつも大変たいへん世話せわになっております。
    Thank you very much for your continued support.
  • 突然とつぜんのメール失礼しつれいいたします。
    I am sorry to suddenly email you. (Only for the first time)
  • はじめてご連絡れんらくさせていただきます。
    It is the first time I am contacting you.
  • つづけのご連絡失礼れんらくしつれいいたします。
    Please bear with me for emailing you again.
  • 何度なんどもうわけございませんが、…
    I am sorry to bother you again, but …
  • 無沙汰ぶさたしております。
    I am sorry it has been a while.
  • 大変たいへん無沙汰ぶさたしております。
    I am sorry it has been quite a while.

Can we use おひさしぶりです ?

ひさしぶりです is the most common way to say “Long time no see.” However, it is mainly used as a spoken language. Unless you are emailing your friends or colleagues, it is safer to avoid this phrase in emails.

Mentioning Who You Are

  • トウキョウ株式会社営業部かぶしきがいしゃえいぎょうぶ田中たなかもうします。
    My name is Tanaka from Tokyo Inc. Sales Department.
  • トウキョウ株式会社かぶしきがいしゃ田中たなかです。
    This is Tanaka from Tokyo Inc.
  • さきほどお電話でんわさせていただいた田中たなかです。
    This is Tanaka. I talked to you earlier over the phone.

…ともうします vs …です

…ともうします is normally used when you are introducing yourself, i.e., writing to someone for the first time. From the second time onwards, it is better to just say …です.

Asking How They Are Doing

  • さむつづいておりますが、おわりございませんか?
    It has been cold lately, I hope everything is going well with you.
  • 段々だんだんあつくなってきましたが、いかがおごしでしょうか?
    It is getting hotter and hotter, how have you been?

Saying Thank You

  • 返信へんしんをありがとうございます。
    Thank you for your reply.
  • 迅速じんそくなお返事へんじをありがとうございます。
    Thank you for your prompt answer.
  • 迅速じんそく対応たいおう感謝かんしゃいたします。
    I appreciate your prompt action.
  • さきほどはお電話でんわありがとうございました。
    Thank you for your phone call earlier.
  • 先日せんじつ貴重きちょうなお時間じかんをありがとうございました。
    Thank you for your precious time the other day.
  • 先日せんじつはありがとうございました。
    Thank you for the other day.
  • 予約方法よやくほうほうについてご教示きょうじいただき、ありがとうございます。
    Thank you for kindly telling me about the booking method.

Main Message

I Noted That …

  • ミーティングは延期えんきになったとのこと、承知しょうちしました。
    I noted that the meeting is postponed.
  • レポートの期限きげん10日とうかすい)とのこと、かしこまりました。
    I noted that the report is due on Wednesday, 10th.

* 承知しょうちしました and かしこまりました are equally formal and interchangeable.

Can we use 了解りょうかいしました ?

I have seen some people using 了解りょうかいしました or かりました in emails, but these phrases are too casual to use towards your teachers, bosses or clients.

Regarding …

  • 課題かだいについてご相談そうだんさせてください。
    Let me consult you regarding the assignment.
  • 貴社きしゃのサービスについて質問しつもんさせていただきたいことがあります。
    There is a question I would like to ask regarding your service.
  • わせいただいたけんですが、…
    Regarding your inquiry, …
  • 電話でんわいただいたけんですが、
    Regarding your phone call, …
  • おくりいただいた請求書せいきゅうしょについてですが、…
    Regarding the invoice you sent me, …

I Am Sorry That …

  • 返事へんじおそくなってしまい、まこともうわけございません。
    I am truly sorry I did not get back to you earlier.
  • 請求書せいきゅうしょにミスがあり、大変たいへんもうわけございませんでした。
    I am really sorry about the mistake on the invoice.
  • もうわけございませんが、来週らいしゅう金曜日きんようびまでに回答かいとうさせていただきます。
    I am sorry, but please let me get back to you by next Friday.

Can You … ?

  • パンフレットをおおくりいただけますでしょうか?
    Can you please send me a brochure?
  • もう1週間しゅうかんいただくことはできますでしょうか?
    Can you please give me one more week?
  • のちほどかえしお電話でんわいただけますでしょうか?
    Can you please call me back later?

Asking Questions

  • 貴社きしゃ商品しょうひん海外かいがいへの発送はっそう可能かのうでしょうか?
    Is it possible to send your products abroad?
  • 直接ちょくせついいただくことは可能かのうでしょうか?
    Would it be possible to see each other in person?
  • 送料そうりょうはいくらでしょうか?
    How much is the shipping fee?
  • どのくらいの期間きかんがかかるでしょうか?
    How long will it take?
  • どのような支払しはら方法ほうほうがありますでしょうか?
    What are the paying methods?
  • ミーティングについてですが、10日とうかすい)15:00はいかがでしょうか?
    Regarding the meeting, how about 3pm on Wednesday, 10th?
  • ミーティングについてですが、いつがご都合つごうよろしいでしょうか?
    Regarding the meeting, when would be convenient for you?

Closing Lines

Asking for Actions

  • 来週らいしゅう金曜日きんようびまでにお返事へんじをいただけるとさいわいです。
    It would be great if you could reply to me by next Friday.
  • 返事へんじをおちしております。
    I am looking forward to your reply.
  • 教示きょうじいただけるとさいわいです。
    It would be great if you could give me guidance.
  • 手数てすうおかけしますが、ご検討けんとうをよろしくおねがいいたします。
    I understand this is a big ask, but please kindly consider this matter.

Finishing Up

  • いそがしいところ恐縮きょうしゅくですが、よろしくおねがいいたします。
    I am sorry to bother you during this busy time. Thank you for your cooperation.
  • 迷惑めいわくをおかけしてもうわけありませんが、どうぞよろしくおねがいいたします。
    I am sorry for causing you troubles. Thank you for your cooperation.
  • きゅうなおねがいでもうわけございませんが、どうぞよろしくおねがいいたします。
    I am really sorry for the sudden favor. Thank you for your cooperation.
  • つづきよろしくおねがいいたします。
    I would appreciate your further cooperation.
  • 不明ふめいてんがございましたら、いつでもご連絡れんらくちしております。
    If there is anything unclear, I will be glad to hear from you anytime.
  • 質問しつもんがございましたら、ご遠慮えんりょなくおわせください。
    If you have any questions, please feel free to contact us.
  • さむつづきますが、ご自愛じあいください。
    It has been very cold lately. Please take good care of yourself.
  • 段々だんだんあつくなってきましたが、おからだをつけください。
    It is getting hotter and hotter. Please take care of yourself.

* ご自愛じあいください and おからだをつけください are equally polite and interchangeable.

Let’s Start Writing Emails in Japanese!

I understand writing emails in a foreign language can be very frustrating.

One of the tips for success in Japanese Emails is to choose the most polite phrase possible while making them still precise and to the point.

If you have any questions or thoughts about this subject, please feel free to leave a comment below.

We Are Here to Help 

We offer professional Japanese proofreading service from $9.50 CAD, and we get it done in 24 hours! Please submit below if you would like us to edit and perfect your emails (or any other types of documents).


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